バイバイzoom発行👋自動発行機能で作業時間を75％削減！！

面接の日程調整に時間を取られていませんか？
本記事では、「キミスカ採用管理」の導入により、効率的かつ効果的に面接日程を調整する事例に焦点を当て、その効果について詳細に紹介します。

活用事例：zoom自動発行機能と面接予約フォームを使って、日程調整に掛かる工数を75％削減したG社

目次

1. これまでの日程調整方法

2. 利用機能

3. 効果

4. おわりに

これまでの日程調整方法

G社では採用管理を導入する以前は、日程調整に多大な時間を要していたそうです。

G社が行っていた、学生1人1人から候補日をもらって面接担当者のスケジュールと付き合わせた上で、
1件ずつZoomのURLを発行し連絡するという作業は、今でも多くの会社で行われているのではないでしょうか。

実際G社では、1回の説明会開催につき、30分もの時間をこの作業に費やしていました。

選考を希望する学生との日程調整や連絡は、欠かせない業務でありつつも、その時間をもっと学生への魅力付けに使いたいと、もどかしい気持ちだったそうです。

▼採用管理導入前の日程調整の方法

【人事】googleフォームに事前に候補日を登録する

【学生】説明会参加学生にフォームへ回答をしてもらう

【人事】1人1人に面接官のスケジュールを確認しながら日程を当て込む

【人事】zoomにてURLの発行する。

【人事】学生に日時とURLを送信する。

▼実際に使用していたgoogleフォーム

利用機能

この課題を解決するため、G社は「キミスカ採用管理」を導入しました。
採用管理ツールは様々な機能を有していますが、特に活用した機能は次の2つです。

機能1. 面接予約フォーム

キミスカ採用管理では、候補者が面接日程を予約できる「予約フォーム」を作成できます。
他の日程調整ツールと比較して良い点は下記が挙げられます。

・日程をcsvで一括で登録することができる
・予約があった日程のzoomURLが自動で発行される
・面接予約時、日程変更時、キャンセル時に候補者と面接官に自動で通知を飛ばすことができる
・候補日と共に載せたい項目（開催場所・時刻・面接官情報など）を自由に設定できる
・面接日ごとに予約できる候補者を性別や募集職種などの属性により制限ができる

▼予約フォームイメージ

機能2. ZoomURLの自動発行

「キミスカ採用管理」では、フォームから予約した候補者に対して、自動的にZoomを発行できます。
これにより、タイトルや日時の入力といった地味に手間のかかるZoomでの設定が自動でできるだけでなく、
一度に何名分も作業していると誤ったURLを送ってしまうリスクもある、候補者への日程やURLのメールも自動化できます。

▼候補者から予約があった場合、採用管理上のスケジュールに自動で発行されたzoomURLが表示されます

効果

キミスカ採用管理の導入により、説明会1回あたりの面接日程の調整にかかる時間が劇的に短縮されたといいます。
以前は30分以上かかっていた作業が、キミスカ採用管理によって5分程度にまで短縮されたのです。
この効率化によって生み出された時間を、キミスカでの追加のスカウト送信や説明会のブラッシュアップ、
特に魅力的な候補者への座談会のセッティングなど採用を成功させるために重要な業務にあてることができたそうです。
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おわりに

採用のプロセスにおいて、手間のかかる面接日程の調整を効率的に行うためには、採用管理ツールの導入が有効であることが示されました。
これにより、担当者は時間を節約し、よりスムーズな採用プロセスを実現することができます。
新たな技術の導入が業務プロセスを革新し、生産性を向上させる事例として、採用管理ツールの導入を検討する価値は十分にあります。
フォーマットを活用することで、大きく手を加えることなく一括でアカウントを登録することができます。