採用担当の味方！管理業務を助ける「キミスカ採用管理」✨

「採用媒体を複数使用していて管理が煩雑になっている」
「採用担当が少数なので普段の業務を少しでも効率化したい」
そんなお悩みをお持ちではないですか？

新卒採用において複数の媒体を利用することが当たり前となりつつある一方で、
「少ない採用担当で媒体や学生の管理を網羅できるのか」といった不安を抱える人事が増えています。

そこで本記事では、「キミスカ採用管理」の導入により、複数の媒体を使用した際の学生管理や
採用担当の工数を削減する事例に焦点を当て、その効果について紹介します。

目次

1. これまでの管理方法と業務内容

2. 利用機能

3. 効果

4. おわりに

これまでの管理方法と業務内容

 A社は以前、別の採用管理ツールを導入していましたが、採用担当が1人ということもあり十分に活用できず、
結果的にはExcelで学生の進捗管理を行っていたそうです。
また、A社の採用担当Bさんも急に採用担当をすることになり、十分な引継ぎがないまま25卒採用がスタートしてしまいました。

採用活動では、途中で採用担当の変更や追加が起きたり、採用媒体や採用数も変わったりと当初予測していなかった事態が発生することが多々あります。
そのため、Bさんは採用管理ツールをしっかりと活用し日常的な業務を効率化すること、
さらに今後の採用担当者の変更にもスムーズに対応できるように管理体制を見直すことに決めました。

▼Aさんの中心業務
・媒体ごとの進捗管理
・説明会や面接の日程調整
・面接官への情報の引継ぎ
・選考中の学生へのフォローアップ

上記業務の中でも特に「媒体ごとの進捗管理」に時間がかかっていたそうです。
各媒体の学生情報をExcelに移し、関数やフィルターを組んで状況を確認するといった作業は、
管理ツールを使うことで自動化・仕組化できる業務です。

Bさんは「学生管理を楽にすること」を最優先の課題とし、その他の業務においても仕組化できるよう管理ツールを「キミスカ採用管理」に切り替え、
下記機能を使用しながら業務の効率化を進めることにしました。

利用機能

機能1.選考進捗表

「キミスカ採用管理」はキミスカの学生だけでなく、ナビ媒体やイベント、人材紹介等で接点を持った学生も一括で管理することが可能です。
キミスカ以外の学生はCSVやエントリーフォームを使うことで取り込みができるため、
複数媒体使用している場合も簡単に学生を採用管理内に集約することができます。

媒体別の進捗管理だけでなく職種やエリア別など様々な軸で進捗を把握できるため、
日々の業務だけでなく、採用全体の会議などで方向性を検討する際にも活用いただけます。

▼(イメージ) 選考進捗表

機能2.マイページ

説明会や面接の予約、選考書類の提出、zoomへの入室、採用の最新情報の発信等、
これまで学生一人ひとりに対して行っていた連絡をマイページ1つで完結させることができます。

学生の選考フェーズによってメニューの出し分けも可能なため、届けたい情報を届けたいタイミングで案内することができます。
採用担当者の工数削減というメリットだけでなく、学生もマイページに入れば必要な情報が得られる環境が整えられます。

▼(イメージ) 採用マイページ

機能3.面接評価

過去に提出したエントリーシートやアンケートの回答結果等も学生個人のアカウントに紐づくため、面接前の情報共有も簡単に行うことができます。
また、これまで使っていた面接評価シートを「キミスカ採用管理」の中に登録すれば、
今までと大きく手順を変えずに評価を記録できます。
最終面接等で過去の評価をまとめた書類を準備される場合も、ワンクリックで出力が可能です。
社員アカウントでは権限設定も自由に行うことができるため、見せたい情報/見せたくない情報の棲み分けを行ったうえで運用いただけます。

▼(イメージ)面接評価の登録画面

▼PDFで出力した面接評価シート

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効果

「キミスカ採用管理」を導入したことにより、学生や媒体の管理に割く時間が大幅に削減され、
学生一人ひとりへのフォローアップに注力できるようになりました。
また、採用担当者が変わるごとに管理の仕方が変わっていたA社でしたが、再現性の高い仕組みを構築できたことにより
長期的な観点でも導入の効果を感じることができています。

おわりに

採用担当者、採用媒体、採用数など採用活動を取り巻く環境や要素は毎年変化するものです。
だからこそ採用全体を管理する基盤を整え、いつでも変化に対応できるよう仕組み化していく必要があります。
「キミスカ採用管理」では各社の採用に応じて使い方をカスタマイズすることが可能ですので、自社の採用業務における課題と併せてぜひご相談ください。