オンラインで説明会・選考実施のポイントとは？

多くの企業が選考フローのオンライン化を導入するなか、
会社として初めてオンラインで説明会や選考を実施するという企業様もいらっしゃることでしょう。
実際に学生側も、説明会や選考などでWEB選考を経験するケースが増えています。

＜参考記事＞
マイナビ2024年卒 大学生インターンシップ・就職活動準備実態調査～中間総括～　マイナビ
https://career-research.mynavi.jp/wp-content/uploads/2022/10/s-internship-24-summer.pdf

今回は、オンラインで説明会や選考を実施する際に気を付けていきたいポイントをまとめました。
これから初めてオンライン化に取り組むご担当者様だけでなく
これまでの開催を見直して、よりスムーズで安定的な進行に向けてブラッシュアップしたいというご担当者様も是非お役立てください！

目次

1. 事前準備でのポイント
2. 説明会でのポイント
3. 選考でのポイント
4. 最後に

事前準備でのポイント

-　撮影機器

パソコンにWebカメラを備えていない場合や画質に不安がある場合、あるいは会議室から複数名が参加する場合は外付けカメラを用意した方が良いでしょう。

複数の社員がそれぞれのパソコンから面接に参加する場合は、個人用の小さなWebカメラがあれば問題ありません。
高画質なWebカメラを用意するとデータが重くなり、かえって不具合が生じることがあります。

会議室で使用する場合は、会議用の広角カメラや、音を感知して自動追尾する高機能なWebカメラの使用をおすすめします。

撮影機器は事前に接続を確認し、
司会進行や発言者が問題なく映るか等確認をしておくと良いでしょう。

-　照明機器

ライト・スタンド

LEDのリングライトやスタンドライトを使用することで、担当者の表情が相手にはっきりと伝わるようになります。
ノートパソコンにセットできるクリップタイプのライトなら持ち運びも容易です。

光量や色温度も調節できるライトを持っておくと、いつでも適切な明るさを保てます。

PCスタンド

ノートパソコンから参加する際には、PCスタンドを利用するとカメラの位置が高くなり、姿勢や目線の映りがよくなります。

PCスタンドは価格もデザインも多種多様ですが、おすすめは自由に高さを調整できるスタンドです。
そのときどきのデスクや椅子の高さにあわせてパソコンの位置を調整できます。

-　主催側の通信速度

一般的に、web会議で必要な通信速度は上りが1Mbps、下りが10～30Mbpsといわれています。
Google スピードテスト　等で当日使用する環境の通信速度は確認しておきましょう。

万が一、通信速度が遅く、回線の変更などができない場合には、

ルーターを変える／有線で接続する／不必要なブラウザ、アプリを閉じる等の対応をしてみてください。
通信状況が悪いと進行に影響が出てしまい、学生からの印象も悪くなってしまう可能性があります。
事前の確認はぜひ行いましょう。

-　音声環境

パソコンから参加する場合、パソコン内蔵のマイクを使うよりも
ヘッドセットを利用したほうが音声のハウリングを防ぎつつ、学生側の音声をクリアにキャッチできるようになります。

会議室から接続する場合には、Web会議用のマイク兼スピーカーの使用がおすすめです。

音声についても事前のテストを行い、スムーズに学生とコミュニケーションが取れるような環境を整えていきましょう。

-　参加社員のアサインと事前のマインドセット

当日参加してもらう社員へのお知らせと、
事前の情報や心構えなどは共有しておくと良いでしょう。

面接官の予定確認やアサインの効率化には
「キミスカ高度検索・採用管理オプション」が便利です！
ご興味ございましたら、担当者よりご案内させていただきますので
こちらよりお問い合わせください。

説明会でのポイント

-　双方向性を持たせるコンテンツの検討

web説明会では、企業側が遅刻や途中退出に気づきにくいことから、
参加者にとって遅刻や退席の心理的ハードルが低くなる傾向があります。
オフラインのとき以上に説明会のコンテンツでは、参加者に飽きさせない工夫をしたり
双方向性のある内容を検討することがおすすめです。

学生側も参加前は不安なため、
説明会の事前に学生側のカメラON／OFFの設定や、
表示名の指定（大学名＋名前や、お名前フルネーム等）、
チャット機能や、発言機能などの設定について伝達しておくと良いでしょう。

PCもしくはスマホどちらからの参加が推奨なのか等も併せて記載をすることをおすすめします。

-　声掛けのポイント

説明会を開始する前に、音声や映像環境への確認や、今回の説明会の所要時間、
また説明会中に緊急事態が発生した場合の連絡手段（チャット機能やQA機能）などをお知らせすることで
安心して参加することができます。

双方向性を持たせるという観点では、単調な説明だけでなく「間」を意識したり、
話の緩急をつけ、時には楽しいコンテンツ、時にはしっかりと熱量や気持ちをアピールするコンテンツ等を分けると良いでしょう。

下記は2024卒学生を対象とした、これまでに参加した説明会へのコメントです。

※キミスカ24卒学生アンケート結果_202209

少しでも貴社の説明会開催の参考になれば幸いです。

選考でのポイント

-　より学生が話しやすい雰囲気づくりに努める

前述の説明会と同様に、開始前の音声や映像環境への確認は入れておきましょう。
また、説明会よりも小規模（1名対1名や、1名対2~3名等）で実施することが多いため、
企業側の環境だけでなく学生側の環境も最初に確認を実施した方が良いでしょう。

基本的にはオフラインの選考と変わりないですが、
オフラインに比べて定性的な情報が伝わりにくい特性があります。

学生側へ、話しやすいように深堀りする質問を投げかけたり
相手に興味を持っているということを姿勢で示しつつ進めていきましょう。

選考の場でも、魅力付けのために企業の雰囲気を伝えたいということもあるでしょう。
そのためには、複数名の社員で対応して、社員間のコミュニケーションを見てもらう、
あるいは選考の場ではない別のシーンで企業の雰囲気を伝える等の場を設けていきましょう。

下記は2024卒学生を対象とした、これまでに参加した選考へのコメントです。

※キミスカ24卒学生アンケート結果_202209

最後に

これまで、ご覧いただいていかがでしたでしょうか？

オフラインの説明会、選考以上にオンラインでは事前準備の重要性と、
説明会、選考のシーンでそれぞれ気を付けるべきことをお伝えいたしました。

ぜひ本記事をご参考にオンラインでの採用活動をご検討いただき、
貴社で活躍される学生の採用成功となりますよう、願っております。