【実際測ってみた】面接調整とzoom発行が1分でできる？！ 面接の日程調整を劇的に早く行う方法とは？

面接の日程調整を行う際、こんな経験をしたことはありませんか？

・学生と面接官の都合があわなくて、日程調整に時間がかかる
・学生への日程調整が漏れていた
・わざわざzoomにログインしてURLを発行することが面倒くさい
・カレンダー、メール、履歴書など確認しないといけない項目が多くて、集中して面接が入ると確認が大変

日程調整の段階で、採用業務の負担が一気に増える担当者様も多いかと思います。

しかし、キミスカ採用管理オプションの日程調整機能を活用すると、
日程調整・学生と面接官への連絡・zoom作成がたった1分でできてしまうのです。

そこで今回は、
・採用管理オプションの日程調整機能の特徴とは？
・実際、日程調整が何秒でできるのか測ってみた
の2点について紹介します。

目次

1.  採用管理オプションの日程調整機能の特徴とは？

2.  実際、日程調整が何分でできるのか測ってみた
3.  まとめ

採用管理オプションの日程調整機能の特徴とは？

採用管理システムとは、企業の採用活動に必要な業務を集約し、効率化することのできるシステムのことをいいます。
例えば、複数の媒体からエントリーした学生を一元管理することで複雑な歩留まりを簡単に分析できたりといった、採用担当者が抱える「時間がかかる」「作業が多くて大変」を解消することができる機能が多数搭載されています。
そんな中で、採用管理オプションの日程調整機能は大きく2つのメリットがあげられます。

1.1つのページで日程調整→zoom発行→メール送信ができるため、複数のサービスを遷移せず、日程の登録が可能

上記の画像のように、1クリックで面接官の登録を行えたり、zoomを発行することができます。
日程だけでなく、学生の登録情報も1クリックで確認できるため、履歴書や適性検査の結果を踏まえた上で面接官を設定することも容易となります。

今までのように、メール・カレンダー・zoom・履歴書のPDF…といった複数のタブがPCに乱立し、複雑と化していた日程調整がよりスマートに・より簡単に・より計画的に調整することができるのです。

2.採用管理オプション内でメール送信の履歴や履歴書の確認ができるので、情報共有の漏れを減らすことができる

メールでの連絡も採用管理オプションで一元管理することで、「次回いつ学生と会うのか」「メールや連絡がとれているか」といったアクションを可視化することができます。
日程調整でよくあるトラブルとして、
「企業から日程調整の連絡が来なかった」「約束していた時間と異なる時間に学生がきてしまった」といったお話をよく聞きます。
こうしたトラブルは学生からの好感度を落としてしまう原因になる可能性があるため、できるだけ起こさないことが、新卒採用を行う上でのポイントとなります。

正しく調整されているのか・連絡できているのかも見える化することで、
学生の好感度を落とすことなく、選考に進めることも大きなメリットだといえます。

実際、日程調整が何分でできるのか測ってみた

実際、採用管理オプションではどれくらいの時間で日程調整からメール送付ができるのでしょうか？

そこで今回は、採用管理オプションを活用して実際に日程調整からメール送信まで行い、実際の時間を測ってみました。

フロー：
担当者の調整→zoom発行→学生への日程調整連絡→面接担当者に情報共有
まず、日程調整とzoom発行に関してはなんと約30秒で調整できてしまいました。

1つの画面で、
・WEB面接かの有無
・該当学生の入力
・面接官の時間確認
・zoomURLの発行
が選択できるようになっており、迷うことなく簡単に登録することができました。

従来の方法だと、カレンダー確認やzoomのログイン等で5分以上かかっていた業務が30秒でできてしまうのは画期的といっても過言ではありません。

次に学生と面接官への連絡も含めてどれくらいかかるのか測ってみました。

結果、なんと合計1分ですべての作業を終わらせることができました...！

メール送信に関しては、
・送信先を選択（学生or面接官で選ぶだけ）
・件名の確認（デフォルトで登録されています）
・本文を作成（日程・zoomのURLが自動で入っているので、テンプレートを呼び起したら即送信可）
だけで特に追加で入力することなく、クリックするだけでメールを送信することができました。

通常、メール送信や面接担当に連絡するだけでも10分、場合によってはそれ以上かかる業務ですが、
学生と面接官の情報がすべて採用管理オプションに一元管理されているため、ワンクリックで情報を共有することができるのです。

また、メールテンプレートを設定しておくことで、企業ごとにカスタマイズした内容を送信することも可能なため、簡単に普段のメールと同じ内容を送信することができます。

まとめ

実は「地味に時間がかかる」日程調整。
学生と接点をもつためにも重要な業務ではありますが、システムを活用することで作業時間を「10分の1」に抑えることができます。

空いた時間で、今まで時間を取ることができなかった、採用データの分析やターゲット学生へのアプローチに時間を割くことができ、より活躍人材の採用へとつなげることができるため、ぜひ活用いただければと思います。
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企業ごとに有効的な使い方は異なりますので、この機会にぜひコンサルタントにご相談くださいませ。